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A complete strategy for preparing, framing, and closing SEO contract renewals so you retain clients at better rates without last-minute scrambling.
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Renovação de contrato não é um evento. É um processo. Agências que a tratam como uma única conversa realizada na semana antes do contrato expirar perdem deals que poderiam ter retido e abrem mão de aumentos de taxa que poderiam ter alcançado. Agências que começam a se preparar três meses antes consistentemente renovam a tarifas mais altas, com termos melhores e com relacionamentos de cliente mais fortes como resultado da preparação em si.
Em três meses antes de renovação, execute uma auditoria interna abrangente de conta. Revise cada entrega dos últimos seis meses, identifique os três a cinco resultados mais fortes para apresentar na conversa de renovação e note honestamente qualquer área onde entrega ficou aquém de expectativas. Esta auditoria é apenas para uso interno. Lhe dá uma imagem honesta do engajamento antes do cliente ver sua versão disso.
Em seis semanas antes de renovação, agende a conversa de renovação como uma reunião autônoma. Envie um resumo breve dos destaques do ano antecipadamente. Prepare sua proposta de taxa e qualquer mudança de escopo que você quer introduzir. Em três semanas antes de renovação, tenha a conversa, apresente a proposta e dê ao cliente tempo para revisar antes do prazo do contrato. Nunca surpreenda um cliente com um aumento de taxa na semana antes do contrato expirar. A surpresa é o problema, não o aumento.
A conversa de renovação deveria ser uma conversa de valor, não uma conversa de preço. Comece com resultados documentados de seus relatórios mensais e revisões de negócio trimestrais. Quantifique impacto de negócio onde possível: crescimento de tráfego orgânico mapeado para valor de lead ou receita estimado, melhorias de classificação para termos comerciais expressas como valor de tráfego a custo por clique de busca pago. Quando um cliente consegue ver que o programa de SEO gerou valor estimado que significativamente excede o custo de retainer, renovação é fácil. De acordo com a pesquisa de retenção de cliente da Harvard Business Review, clientes que entendem o ROI de um relacionamento de serviço são quatro vezes mais propensos a renovar do que aqueles que não entendem.
Aumentos de taxa anual de dez a quinze por cento são padrão e esperados em serviços profissionais. A chave é anuncia-los cedo, justifica-los com resultados documentados e enquadra-los como reflexão do valor crescente que você entrega em vez de um aumento de custo arbitrário. De acordo com pesquisa de precificação da PriceBeam, clientes são significativamente mais aceitadores de aumentos de preço quando comunicados com ao menos 30 dias de antecedência e acompanhados por evidência específica de valor entregue durante o período de contrato anterior.
Renovação é o momento natural para propor mudanças de escopo: expandindo em novos mercados, adicionando linhas de serviço identificadas através da estratégia de cross-sell ou reestruturando a mistura de entrega para refletir o que provou ser mais efetivo durante o ano passado. Apresente mudanças de escopo como recomendações estratégicas baseadas no que você aprendeu, não como serviços adicionais que você quer vender. O enquadramento faz toda a diferença entre uma conversa que se sente colaborativa e uma que se sente transacional.
Um cliente que quer reduzir escopo ou sair em renovação quase sempre está enviando um sinal que apareceu meses antes no relacionamento. Se você tem executado QBRs regulares e não ouviu sinais de aviso precoce, revise seu processo de monitoramento de saúde de cliente. Para clientes que genuinamente estão saindo, use a abordagem de saída graçiosa documentada em lidar com clientes insatisfeitos. Uma saída profissional preserva o relacionamento para futuras indicações ou re-engajamento quando circunstâncias mudam.
As agências que renovam consistentemente a tarifas fortes não se dão bem por sorte ou negociam melhor. Elas começam antes e se preparam mais rigorosamente. Três meses de preparação interna produz uma conversa de renovação que se sente inevitável em vez de contestada. Construa o processo de renovação em seu calendário de agência como uma atividade fixa e repetida para cada conta a cada aniversário de contrato.
Dez a quinze por cento anualmente é padrão e geralmente aceito quando comunicado cedo e acompanhado por evidência de valor entregue. Ligue o aumento explicitamente a resultados específicos alcançados durante o período de contrato anterior. Comunique-o ao menos 30 dias antes da data de término do contrato para que não pareça uma surpresa ou ultimato.
Não mais tarde que seis semanas antes da data de término do contrato. Idealmente, comece preparação interna três meses antes e tenha a conversa de cliente na marca de seis semanas. Isso dá a ambas as partes tempo para revisar, considerar e negociar sem a pressão de um prazo iminente afetando a qualidade da conversa.
Entenda a preocupação antes de negociar. Se orçamento é genuinamente restrito, ofereça reestruturar escopo em vez de reduzir a taxa. Reduzir sua taxa define um precedente que é difícil reverter em renovações futuras. Se o cliente é genuinamente incapaz de continuar no nível de investimento atual, uma redução de escopo protege o relacionamento melhor do que um corte de taxa permanente.
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