Marketing Operations: MOps làm gì, bộ công cụ và các chỉ số quan trọng

Marketing operations phát triển cùng số lượng công cụ mà người làm marketing sử dụng. Khi một đội chạy email, quảng cáo, website, mạng xã hội, nội dung và CRM, cần có người kết nối chúng, giữ dữ liệu sạch và trả lời câu hỏi mà mọi lãnh đạo đều đặt ra: marketing đã mang về được gì? Người hoặc đội đảm nhiệm việc đó chính là MOps. Công việc của nó cũng chạm đến những lĩnh vực có quy định: thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân tại châu Âu thuộc phạm vi GDPR.

Marketing operations làm những gì?

Phạm vi thay đổi tùy quy mô công ty, nhưng năm nhiệm vụ chính xuất hiện ở mọi nơi:

1. Công nghệ: chọn, cấu hình, tích hợp và duy trì các công cụ marketing; quản lý giấy phép và quyền truy cập.
2. Dữ liệu: xác định những gì được theo dõi, giữ dữ liệu liên hệ và lead sạch, quản lý sự đồng ý, kết nối các nguồn để báo cáo khớp nhau.
3. Quy trình: ghi lại cách một chiến dịch được giao việc, xây dựng, phê duyệt, triển khai và phân tích; xác định chấm điểm lead và việc chuyển giao cho bộ phận bán hàng.
4. Ngân sách và kế hoạch: theo dõi chi tiêu theo kênh và chiến dịch, so sánh với kết quả, hỗ trợ lập kế hoạch hằng năm và hằng quý.
5. Đo lường: xây dựng bảng điều khiển, xác định quy tắc ghi nhận, báo cáo về pipeline, doanh thu và hiệu quả.

Ai làm việc trong marketing operations, và với những kỹ năng nào?

Trong một công ty khởi nghiệp, MOps thường là một vai trò kiêm nhiệm của người làm growth marketing. Trong công ty quy mô vừa, nó trở thành một vị trí riêng (quản lý marketing operations); trong tổ chức lớn, đó là một đội ngũ với các chuyên gia về tự động hóa, phân tích và dữ liệu.

Các kỹ năng điển hình:

• Thành thạo thực tế một CRM và một nền tảng tự động hóa marketing.
• Phân tích: kế hoạch theo dõi, quy ước UTM, bảng điều khiển, SQL cơ bản hoặc mô hình hóa bằng bảng tính.
• Tư duy quy trình: biến cách làm việc lộn xộn thành các bước rõ ràng, lặp lại được.
• Quản lý dự án và giao tiếp với marketing, bán hàng, tài chính và IT.
• Hiểu biết về quy định quyền riêng tư và quản lý sự đồng ý.

Những công cụ nào tạo nên bộ công cụ marketing operations?

Để so sánh các lựa chọn, hãy xem hướng dẫn về phần mềm CRM tốt nhất và phần mềm tự động hóa marketing tốt nhất. Nguyên tắc dẫn đường: ít công cụ hơn, được kết nối tốt, luôn tốt hơn nhiều công cụ được dùng dở dang.

Marketing operations nên xác định những quy trình nào trước?

1. Quy ước theo dõi và đặt tên

Một quy ước UTM cho mọi liên kết chiến dịch, một quy tắc đặt tên cho chiến dịch, biểu mẫu và danh sách. Không có nó, báo cáo không thể tin cậy. Trung tâm trợ giúp Google Analytics ghi lại cách các tham số chiến dịch được đọc.

2. Quản lý lead

Các định nghĩa được thống nhất với bộ phận bán hàng: thế nào là lead, lead đủ điều kiện từ marketing, lead đủ điều kiện bán hàng; lead được chấm điểm và phân luồng ra sao; bộ phận bán hàng phải theo sát trong bao lâu; điều gì xảy ra với lead chưa sẵn sàng.

3. Luồng công việc chiến dịch

Một lộ trình chuẩn từ bản giao việc đến triển khai: mẫu bản giao việc, danh sách kiểm tra (theo dõi, sự đồng ý, thử nghiệm trên di động, liên kết), các bước phê duyệt, ngày triển khai và đánh giá sau chiến dịch.

4. Vệ sinh dữ liệu

Loại bỏ trùng lặp, các trường bắt buộc, dọn định kỳ những liên hệ bị trả về và không hoạt động, và một người phụ trách rõ ràng cho mỗi nguồn dữ liệu.

5. Nhịp báo cáo

Bảng điều khiển vận hành hằng tuần cho đội, báo cáo hằng tháng cho ban lãnh đạo, đánh giá hằng quý về ngân sách và kết quả.

Marketing operations theo dõi những chỉ số nào?

• Pipeline và doanh thu do marketing tạo ra hoặc ảnh hưởng.
• Chi phí mỗi lead và chi phí thu hút khách hàng theo từng kênh.
• Tỷ lệ chuyển đổi ở từng giai đoạn: khách truy cập thành lead, lead thành lead đủ điều kiện, lead đủ điều kiện thành khách hàng.
• Thời gian để triển khai một chiến dịch và tỷ lệ chiến dịch được triển khai đúng lịch.
• Chất lượng dữ liệu: tỷ lệ bản ghi đầy đủ, bản trùng lặp, tỷ lệ bị trả về.
• Hiển thị tự nhiên: lượt nhấp và vị trí trên Google, và giờ đây là sự hiện diện trong câu trả lời AI. Mục từ điển thuật ngữ của chúng tôi về chỉ số hiệu suất GEO liệt kê các chỉ số dành cho ChatGPT, Gemini và Perplexity.

Nên tránh những sai lầm nào trong marketing operations?

• Mua công cụ trước khi xác định quy trình: một nền tảng mới không sửa được cách làm việc thiếu rõ ràng; nó chỉ tự động hóa sự lộn xộn.
• Báo cáo hoạt động thay vì kết quả: số email đã gửi và bài đã đăng nói lên rất ít; pipeline, doanh thu và chi phí mỗi khách hàng nói lên nhiều hơn.
• Để quyền sở hữu dữ liệu mơ hồ: khi không ai chịu trách nhiệm về một nguồn, chất lượng của nó suy giảm chỉ trong vài tháng.
• Bỏ qua bộ phận bán hàng: các định nghĩa lead do riêng marketing quyết định sẽ tạo ra ma sát và mất cơ hội.

Làm sao để thiết lập marketing operations trong một công ty nhỏ?

Bạn không cần cả một đội để bắt đầu. Đây là kế hoạch 90 ngày cho một người phụ trách MOps kiêm nhiệm:

1. Tuần 1 đến 2: kiểm tra. Liệt kê mọi công cụ marketing, ai đang dùng, chi phí bao nhiêu và chứa dữ liệu gì. Ghi lại các phần trùng lặp và thiếu sót.
2. Tuần 3 đến 4: theo dõi. Viết một kế hoạch theo dõi một trang: chuyển đổi chính, quy ước UTM, quy tắc đặt tên. Kiểm tra website có ghi nhận đúng lượt đăng ký và mua hàng hay không.
3. Tháng 2: luồng lead. Thống nhất với bộ phận bán hàng về định nghĩa lead và thời gian theo sát, sau đó cấu hình CRM và tự động hóa cho khớp.
4. Tháng 3: báo cáo. Xây một bảng điều khiển với năm đến tám chỉ số mà mọi người đều chấp nhận, và đặt một cuộc họp đánh giá hằng tháng.

Sau 90 ngày, đội có một bộ công cụ mà họ hiểu, dữ liệu mà họ tin cậy và một cái nhìn chung về những gì hiệu quả. Các dự án lớn hơn (nền tảng mới, mô hình ghi nhận, kho dữ liệu) có thể được triển khai sau đó.

Tự động hóa thay đổi marketing operations như thế nào?

Tự động hóa đã đảm nhiệm chuỗi email, chấm điểm lead và báo cáo trong đa số bộ công cụ. Những lĩnh vực tiếp theo là sản xuất nội dung và hiển thị tự nhiên, vẫn tốn nhiều giờ mỗi tháng: nghiên cứu từ khóa, viết, đăng, liên kết nội bộ, thu hút liên kết và kiểm tra xem thương hiệu có xuất hiện trong câu trả lời AI hay không.

Đây là chỗ Sorank, phần mềm của chúng tôi, phù hợp trong bộ công cụ MOps. Sorank tìm từ khóa của website, viết và đăng bài SEO và GEO theo chế độ autopilot lên WordPress, Shopify, Webflow, Wix hoặc qua webhook, thu về backlink tự nhiên từ các website của hơn 5.000 người dùng, và theo dõi xem ChatGPT, Claude và Gemini có trích dẫn thương hiệu hay không. Gói Pro thêm một báo cáo hiệu suất PDF hằng tháng có thể đưa vào báo cáo marketing của bạn.

Marketing operations biến marketing thành một hệ thống: các công cụ được kết nối, dữ liệu sạch, quy trình được ghi lại và những chỉ số mà mọi người đều tin cậy. Để đưa tăng trưởng tự nhiên vào hệ thống đó mà không cần thêm nhân sự, hãy khám phá Sorank và dùng thử miễn phí 3 ngày.